PRIVACY E RIFORMA DEL CONDOMINIO : IL GARANTE INTERVIENE CON UN VADEMECUM

Com'era prevedibile, la riforma del condominio (legge n. 220/2012, in vigore dal 18 giugno 2013) oltre alle modifiche dirette alla relativa disciplina contenuta nel codice civile e in alcune leggi speciali  ha dato il via, in maniera indiretta, ad una serie di trasformazioni ed aggiustamenti anche nelle normative collaterali comunque applicabili al complesso fenomeno della gestione degli edifici che non potevano non riguardare le implicazioni riguardanti la riservatezza nel trattamento dei dati personali.

Infatti, è solo di qualche giorno fa la pubblicazione da parte del "Garante per la protezione dei dati personali" (nella persona del Presidente Antonello Soro) di un "vademecum" dal significativo titolo "Il condominio e la privacy" che in otto capitoli affronta praticamente tutti gli aspetti di tale fenomeno: dall'amministratore all'assemblea; dalla diffusione dei dati condominiali alla trasparenza di gestione, dalla videosorveglianza al condominio "digitale".


Vediamo, per punti , le precisazioni contenute nel documento :

a) innanzitutto, viene evidenziato che nel condominio, in quanto "luogo" nel quale necessariamente si verifica una stretta convivenza tra le persone, sorge la necessità di garantire un sufficiente equilibrio tra la trasparenza di gestione e il diritto alla riservatezza garantito a ciascuno (proprio dal "Codice della privacy" – d.lgs. n. 196/2003); il tutto considerando anche che molte e diverse sono le informazioni contenute negli archivi condominiali (quelle sugli inquilini, sui condomini , sugli appartamenti , sulla natura e sulla quantità dei consumi , ecc.) ;

b) per quanto riguarda l'amministratore, sussiste l'esigenza di conciliare le esigenze di trasparenza nella gestione condominiale con la riservatezza dei singoli.

Nell'ottica del "Codice della privacy", viene ricordata la possibilità per l'assemblea di designare, in via formale, l'amministratore a "responsabile del trattamento" dei dati personali dei partecipanti al condominio, attribuendogli uno specifico ruolo in tale materia.

Ribadendo principi più volte affermati nei precedenti suoi provvedimenti , il Garante precisa che possono essere trattate soltanto le informazioni personali che siano pertinenti e non eccedenti rispetto alle finalità di gestione e di amministrazione delle parti comuni, quali, per esempio, i dati anagrafici e gli indirizzi dei condomini, le quote millesimali e/o eventuali ulteriori dati necessari per le ripartizioni dei costi.

Vietato, invece, trattare dati che non siano correlati alla gestione dell'edificio, quali, per esempio, le annotazioni personali che a volte sono riportate nelle schede anagrafiche.

Nel caso poi , che vengano utilizzati dati riferibili a soggetti terzi, l'amministratore non deve dimenticare di fornire adeguata "informativa" come previsto in generale dal d.lgs. n. 196/2003.

Per quanto riguarda le utenze telefoniche (fisse o cellulari) e gli indirizzi email, possono essere utilizzati solo se già indicati in elenchi pubblici, oppure a condizione che l'interessato abbia fornito il proprio consenso.

Relativamente, infine, al trattamento dei dati "sensibili" (si pensi alle delibere riguardanti interventi di "abbattimento delle barriere architettoniche" in favore di un condomino diversamente abile), il loro utilizzo è consentito esclusivamente nel caso in cui sia indispensabile e fatta salva l'adozione di adeguate cautele al fine di salvaguardare la dignità degli interessati.

Importante anche l'aspetto della "conservazione" dei dati da parte dell'amministratore che, a prescindere dalle modalità adottate (archivi cartacei o elettronici) deve essere effettuata impedendo intrusioni indebite, predisponendo adeguate misure di sicurezza;

c) relativamente al funzionamento dell'assemblea, alla quale, a rigore, possono partecipare solo gli aventi diritto (vale a dire i condomini), nel "vademecum" si ribadisce la possibilità del legittimo intervento anche di soggetti diversi (quali, soprattutto, tecnici o consulenti, chiamati, per esempio, a relazionare su specifiche attività da compiere), con la precisazione, però, che la relativa presenza deve limitarsi al solo tempo necessario a trattare lo specifico punto;

d) ulteriori istruzioni riguardano l'utilizzo delle "bacheche" poste nell'androne, relativamente alle quali viene confermata la legittimità dell'affissione di avvisi di carattere generale (ad esempio relativi ad anomalie nel funzionamento degli impianti) ma non quella di comunicazioni che contengano dati personali dei condomini (che, in tal modo, verrebbero fatti oggetto di diffusione nei confronti dei terzi che indiscriminatamente accedono all'edificio).

Allo stesso modo, gli spazi condominiali sono utilizzabili solo per diffondere avvertimenti "impersonali", mentre per comunicazioni individualizzate è necessario fare ricorso ad un invio diretto ;

e) con riferimento al trattamento delle "morosità" riguardanti i singoli, i relativi dati possono anche essere oggetto di discussione nel corso dell'assemblea, in applicazione del principio per cui tutti i condomini sono soggetti "interessati" a tali informazioni (e non sono, quindi, terzi), tanto che possono chiedere tali "notizie" anche facendone richiesta diretta all'amministratore, senza che sia necessario ottenere il consenso dei condomini interessati (cioè , dei morosi).

Ovviamente , ne è vietata la diffusione al di fuori del condominio.

f) opportuno, infine, il richiamo alla novità introdotta dalla riforma consistente nell'obbligo per l'amministratore di far transitare tutte le somme ricevute/erogate su uno specifico conto corrente, del quale ogni condomino ha diritto, anche alla luce del Codice della privacy, di chiedere ogni dato e qualsiasi copia delle relative rendicontazioni.